Давайте будем честны, мы все устали от фраз вроде «пандемия нас изменила». Но это действительно так. Что же именно произошло внутри компании? Разберёмся с каждым отделом, но по очереди. В этом номере поговорили с коллегами из дирекции по персоналу, которые были и остаются мощной опорой каждого из нас.
Как пандемия в целом повлияла на работу дирекции по персоналу?
Марина Грабовская: Наша компания одной из первых в стране, 15 марта 2020 года, в воскресенье, приняла решение отправить сотрудников на самоизоляцию. Нам просто сказали: «Всё, завтра не выходим, работаем из дома». У нас не было времени на подготовку к новым условиям, и всё же нужно было продолжать работать. Никто не отменял ни приёмы, ни увольнения, ни больничные.
Мы не растерялись, быстро и без паники настроились. В короткий срок возникло много новой документации: приказы об условиях работы, отчёты для администрации Мытищ и проверяющих органов. Несмотря на колоссальные объёмы задач, а может и благодаря им, мы усовершенствовали технические навыки. Например, на отчётах я набила руку и здорово прокачала знания Excel. Ещё все, конечно же, освоили Zoom — на удалёнке это программа первой необходимости.
Екатерина Третьякова: Произошли серьёзные изменения в законодательстве. Раньше работа удалённо никак нормативно не регулировалась. Даже если сотрудник договаривался с руководителем о возможности работать из дома, со стороны законодательства это не было официально.
Во время пандемии ситуация изменилась. В трудовое законодательство внесли соответствующие поправки, и с недавних пор сотрудник не просто имеет право работать удалённо, иногда это его обязанность.
А с какими сложностями пришлось столкнуться?
Марина Грабовская: Несмотря на автоматизацию некоторых процессов, общаться стало труднее. Чтобы решить проблему, нельзя подойти к человеку в любой момент, объяснить всё и показать. Нужно писать кучу писем, иногда возникает эффект испорченного телефона. И, конечно, не хватало общения, и рабочего, и личного. Мы, как, впрочем, и другие подразделения компании, организовывали по вторникам регулярные встречи нашего отдела в Zoom и общались не только о работе, но и на разные темы, чтобы не потерять дружеские связи.
Екатерина Третьякова: Мы компания с непрерывным производственным циклом. Пришлось приложить массу усилий, чтобы сотрудники каждый день могли приехать на завод и вернуться домой, чтобы ни они, ни организация не получили штраф. В первую волну пандемии, когда для выхода из дома были необходимы спецпропуска, мы оформляли их для коллег, а ещё делали справки в детские сады их детям. Напечатали и заверили более 800 документов и раздали их — и всё дистанционно. Необходимо было подтверждать пропуска через портал работодателя на сайте «Госуслуг», на который можно было зайти только ночью.
«Для обеспечения производства и логистики нам было необходимо порядка 1500 масок в день. Мы все вместе искали возможность приобрести их в нужном количестве по адекватной цене»
Ещё одна сложность того периода — обеспечение сотрудников средствами индивидуальной защиты. Страна была не готова к таким изменениям, все маски быстро раскупили, их нигде не было. Для обеспечения производства и логистики нам было необходимо порядка 1500 масок в день. Мы все вместе искали возможность приобрести их в нужном количестве по адекватной цене.
Марина Грабовская: Несмотря на цифровизацию всего, никто не отменял «живые» подписи. Сейчас, например, идёт глобальный переход на электронные трудовые книжки. Каждого сотрудника, а у нас их больше тысячи, нужно уведомить об этом, объяснить, как всё устроено, и получить подпись. Такая же ситуация с вакцинацией.
Получается, новые обстоятельства даже помогли ускорить работу?
Марина Грабовская: Определённо. Это заметно, например, по отчётам о приёме и увольнении сотрудников. Мы должны подавать в пенсионный фонд сведения об изменении рабочего статуса не позднее следующего дня.
Немного отвлечёмся от пандемии. Как выглядит работа дирекции по персоналу?
Марина Грабовская: Мы сопровождаем сотрудников на всех этапах работы, ведём всё документационное обеспечение, а также лечим, развлекаем, образовываем, поддерживаем. И выполняем социальную функцию: мы советчики в жизненных и служебных ситуациях, в отношениях с коллегами и руководителями, в управлении конфликтами.
Екатерина Третьякова: Дирекция по персоналу, действительно, ведёт всех сотрудников от приёма на работу и до увольнения. В этой цепочке много глобальных задач: и адаптация сотрудников, и обучение, и карьерная реализация, и ротация внутри компании, и повышение лояльности.
«Во время пандемии, конечно, нашей основной задачей было обеспечение сотрудников возможностью работать»
Оксана Тарасова: Наша ответственность лежит не только в плоскости кадровой работы. Мы участвуем в организации многих мероприятий и внутренних проектов компании, например корпоративов. Перед самой пандемией, в преддверии 2020 года мы собственными силами с привлечением коллег из всех подразделений устроили прекрасный праздник для детей сотрудников от 8 до 18 лет.
Также мы принимаем участие во всех значимых проектах компании, готовим подарки детям и взрослым, придумываем, в какой театр дети пойдут на Новый год с родителями, организуем работу фитнес-центра и многое другое.
А за вакцинацию персонала тоже вы отвечали?
Екатерина Третьякова: Верно, организация и агитация была на нас. Наш коллектив не стал исключением и разделился на два лагеря, за и против. На заводе был организован пункт вакцинации, где каждый сотрудник и члены его семьи могли поставить прививку.
Поначалу у руководства было лояльное отношение, каждый сам принимал решение прививаться или нет. Но после постановления об обязательной вакцинации для сохранения работы необходимо было набрать 60 % привитых сотрудников.
Ещё одна наша коллега, Надежда Терешкина, была основным организатором процесса вакцинации, подготовки отчётности и координации действий всех служб в этом направлении.
Оксана Тарасова: С ужесточением требований по предотвращению CОVID-19 дирекцией по персоналу были взяты дополнительные обязанности: оперативный сбор информации для отчётности, составление списков на мотивационную бесплатную выдачу продукции для привитых, списков на вакцинацию и курирование этапов вакцинации. При этом Надежда в прошлом медицинский работник, и к ней обращались не только с вопросами о дате и времени, но и за советом о пользе вакцинации.
Екатерина Третьякова: За вакцинацию отвечает каждый сотрудник Московской Пивоваренной Компании, и хочется выразить благодарность всем, кто относится к этому с пониманием и ответственностью. Для привитых предусмотрены поощрительные меры: два дня оплачиваемого отдыха, выдача продукции, посещение корпоративного спортзала, а для невакцинированных, наоборот, ограничительные меры ради безопасности других сотрудников.
Не будем скрывать, было сложно набрать даже 60 %. Приходилось лично убеждать коллег, которые отказывались прививаться.
«Но стоит отметить вовлечённость наших сотрудников: большая часть тех, кто сомневался, всё-таки сделали прививку, и мы набрали необходимое количество вакцинированных сотрудников»
По результатам делали большой отчёт, причём несколько раз. Его нужно было загрузить на портал «Госуслуги», но сами понимаете, как работает электронная система. Было много нелепых ситуаций из-за сбоев. Например, приходит сотрудник: «Я привился, вот мой сертификат». А система выдаёт ошибку, что человек не вакцинирован. Приходилось вместе разбираться.
Сейчас процент привитых сотрудников составляет более 85 %. Это наша общая заслуга.
Мы говорили о том, что дирекция по персоналу сопровождает сотрудников на всём пути работы. А на какие этапы можно разбить этот путь?
Марина Грабовская: Всё начинается с бюджета, мы участвуем в его планировании на следующий год. На основе бюджета формируется заявка: запрос подразделений на новых сотрудников на разные позиции. Дальше включается Татьяна, она подбирает кандидатов.
Татьяна Кержковская: Подбор персонала — процесс сложный и кропотливый. Каждого успешного соискателя мы проверяем по различным критериям: профессиональным, социальным, общечеловеческим, медицинским, психологическим. И только потом он становится нашим сотрудником.
Как правило, всех новых сотрудников в их первый рабочий день встречаю я. Это сложный день, когда необходимо пройти инструктаж по охране труда, познакомиться с важными документами и нормативными актами компании, оформить пропуск, карточку на питание в столовой, получить корпоративный подарок.
Затем сотрудник направляется в кадровую службу. Там происходит оформление на работу и подписание документов.
Оксана Тарасова: Сотрудники нашего отдела помогают людям в различных ситуациях на протяжении всей их профессиональной жизни в компании. Мы готовим справки и документы, например для получения визы или кредита в банке, отправляем в отпуска, оформляем больничные листы, начисляем премии. А ещё люди женятся, рожают детей. Немаловажная часть нашей работы — помогать людям получать соответствующие пособия и дни отдыха.
А как в связи с пандемией изменился процесс подбора новых сотрудников?
Марина Грабовская: Казалось, во время пандемии должно быть огромное количество кандидатов. Но на самом деле нет, рабочие специальности стали очень востребованы. Вся страна перешла на доставку, компании увеличивали штат складских работников.
Татьяна Кержковская: Приток кандидатов действительно уменьшился, причём на всех рынках. Есть несколько причин. Во-первых, сейчас мы находимся в демографической яме. Трудоспособное население по стране уменьшилось на 5,3 млн человек. Во-вторых, в принципе существует дефицит средне-технического персонала: сказывается провал в высшем и среднем специальном образовании.
Пустоту на рынке можно оценить по сайту Headhunter. На одну вакансию сейчас приходит примерно четыре-пять откликов, а релевантных среди них, дай бог, один.
Ещё один важный момент — всё-таки сложно проверить человека удалённо. С профессиональными навыками проще: есть тесты и задачи. Конечно, существует вероятность, что человек спишет, как школьник на экзамене. Но мы даём ограниченное время на выполнение заданий, например 30 минут от момента получения до сдачи. Это, кстати, в том числе помогло ускорить прохождение интервью, которое и без того теперь пролетает быстро.
Раньше цепочка была длинной: личные телефонные интервью, встреча в офисе, разговор с руководителями. Больше такого нет, проводим всё одномоментно в Zoom.
Откуда больше всего приходит соискателей? Какой канал связи они сейчас предпочитают?
Татьяна Кержковская: Года два назад мы искали сотрудников на Headhunter и Job.ru. Сейчас это больше индивидуальный поиск и личный диалог, используем для этого Facebook, LinkedIn, Telegram. Люди не отвечают на имейлы, не берут трубку, опасаясь очередного спама, поэтому переписываемся в онлайне, например в WhatsApp. На это уходит масса времени, но так эффективнее.
Многие люди раньше мечтали об удалёнке. Изменилось ли что-то? Может, теперь все, наоборот, рвутся в офис?
Татьяна Кержковская: Если говорить о соискателях, люди не стремятся в офисы. Даже появился интересный тренд. Раньше в резюме писали название должности, например «финансовый аналитик». А теперь пишут: «финансовый аналитик (ТОЛЬКО УДАЛЁННО)». Наверное, каждый пятый кандидат рассматривает исключительно дистанционную работу.
Екатерина Третьякова: Какое-то время удалёнка была мечтой многих, этакой привилегией лучших из лучших. Но, когда начались ограничения и весь офис перевели в дистанционный режим, некоторым оказалось тяжело. Многие не могли перестроиться и втянуться.
Наши коллеги, в основном мужчины, рвутся в офис. Я как-то заметила нескольких сотрудников, идущих на завод вечером: руководитель разрешал некоторым приходить в нерабочее время, чтобы ограничивать пересечения и контакты. Я была немного удивлена. Спросила: «А что вы здесь делаете?» Они отвечали: «Не можем уже дома находиться». То есть офис — это возможность отдохнуть от семейной рутины и спокойно поработать.
К слову, об удалёнке. В период пандемии многие компании говорили о том, что она расслабляет сотрудников. Как следствие, падала эффективность. Было ли у вас такое? Как мотивировали сотрудников?
Екатерина Третьякова: В нашей компании очень лояльное и адекватное отношение к организации рабочего времени. Нет жёстких критериев контроля, решение отдаётся руководителю структурного подразделения и самому сотруднику.
«Удалёнка дала хорошую возможность оценить загруженность персонала, его компетенции и отношение к делу»
Есть задача, сроки и результат. В таких условиях невозможно создать видимость работы: сразу становится понятно, кто готов динамично меняться и у кого хорошая самоорганизация.
Мы старались помогать всем в любой ситуации. Кирилл Штифонов и отдел внешних и внутренних коммуникаций тоже многое делали, чтобы обучить сотрудников, как правильно организовывать рабочее время в дистанционном режиме. Очень много постов было, несколько сотен публикаций.
Марина Грабовская: Вообще, рабочий день и его границы стали размытыми, и это воспринималось достаточно логично. Локдаун, все сидят дома, рабочее время плавно перетекает в личное, а личное — в рабочее. Это даже своего рода плюс: некоторые вопросы и задачи можно решать не в строгие рамки с 9:30 до 18:30, и от этого не пострадает результат. Поэтому можно строить свой график и удобно сочетать рабочие дела с личными.
От этого, кстати, растёт удовлетворённость сотрудников, отдача делу. В первую очередь это касается женщин, потому что они могут и работать, и реализовываться в семье.
Видите ли вы смысл в том, чтобы сделать удалёнку обычным делом? Или, может, перейти на четырёхдневную рабочую неделю?
Екатерина Третьякова: Что касается четырёхдневной недели, это очень сложно. Если рассматривать наше предприятие, это колоссальное увеличение затрат на оплату труда. У нас непрерывное производство, и всё, что связано с уменьшением нормы работы, будет сказываться на нагрузке сотрудников. Можно будет, конечно, расширить штат, но это также чревато увеличением бюджета.
«По моим ощущениям, спустя какое-то время мы к этому придём. Уже сейчас мы видим, что нагрузка на сотрудников уменьшается за счёт компьютеризации, необходимость присутствия на рабочем месте становится всё меньше»
Марина Грабовская: Скорее всего, в далёком будущем в России всё равно останется персонал, который не сможет выполнять свои функциональные обязанности дистанционно. Но я общаюсь с руководителями некоторых подразделений и могу сказать, что они уже отмечают преимущества удалённой работы их подчинённых. При этом, конечно, необходимы некие инструменты контроля.
По поводу удалёнки у меня немного другой взгляд. Человек — существо социальное. Ему нужно общение не только с близким кругом друзей-родственников, но и с коллегами. Когда не контактируешь с людьми, не узнаёшь новое, варишься в котле своей семьи, какой бы замечательной она ни была, испытываешь некий дискомфорт.
А по поводу четырёхдневной рабочей недели я согласна с Екатериной: пока это большие сложности. И, если честно, лично я бы не хотела себе такого. Отдыхать мы все любим, но в плане работы возникает очень много вопросов. Например, кто-то работает по графику, у него не сокращается количество часов. Получается, что он будет трудиться больше по сравнению с теми, кто остаётся на пятидневке. Как это будет решаться законодательно, тоже непонятно.
И напоследок лёгкий вопрос. Были ли какие-то курьёзы в работе, которые вам особенно запомнились?
Татьяна Кержковская: Курьёзы случаются почти каждый день, но в силу специфики нашей работы мы не сможем о них рассказать: эти истории могут задевать чувства других людей.
Во время пандемии было много забавных случаев, связанных с необходимостью совмещения работы и учёбы всей семьи. В камеру во время совещания попадали домашние животные, дети, домочадцы в пижамах с удивлёнными лицами. В телефонной трубке часто слышались голоса и крики детей, бытовой шум.
Оксана Тарасова: Несколько лет тому назад к нам приехал региональный представитель из Владимира. Он у нас редкий гость и чувствовал себя не очень уверенно. Мы всегда стараемся создать благоприятную атмосферу в кабинете, чтобы сотрудники, появляющиеся в офисе нечасто, не чувствовали себя скованно. Я развлекала его, пока оформляли командировочные документы, и, когда всё было готово, возвращая документы, сказала: «Ну, передавайте привет Владимиру». На что молодой человек удивлённо спросил: «Какому Владимиру?» А я ему: «Славному городу, откуда вы приехали».
Вот такой забавный случай был.
Екатерина Третьякова: Приходилось пару раз проводить расследования случаев нарушения трудовой дисциплины: опоздания на встречи в Zoom. Если бы два года назад мне сказали, что придётся разбираться с таким дисциплинарным проступком, я бы посмеялась.
«Курьёзом, наверное, можно назвать и то, что мы стали знать о работниках больше, чем о своих близких, хотя многие наши коллеги нам как родные. Реальная жизнь, быт, решение рабочих вопросов — всё переплеталось в этот период»
Марина Грабовская: Есть необычная история не совсем про работу. В один из дней в конце апреля прошлого года, когда я приезжала на завод, по территории нашей почти пустой парковки разгуливали утки. Вот так! Люди исчезли с улиц, и животные стали чувствовать себя вольготно. Я их потом ещё много раз видела.
